Document Share Report

Document Share Report, atau "DocShare," adalah sebuah DocType dalam TechMaju yang melacak dan melaporkan aktivitas berbagi dokumen antar pengguna. Alat ini penting bagi administrator dan petugas kepatuhan untuk memantau dan mengelola berbagi dokumen serta memastikan bahwa informasi sensitif dikendalikan dengan benar.

Memahami DocType

Tujuan: Untuk menyediakan tampilan terpusat dari semua aktivitas berbagi dokumen, memudahkan audit dan tinjauan tentang bagaimana dokumen didistribusikan di antara pengguna dalam organisasi.

Fungsi: Memungkinkan administrator untuk melihat dokumen mana yang telah dibagikan, dengan siapa dokumen tersebut dibagikan, dan melacak aktivitas terkait berbagi dokumen.

Instruksi Langkah-demi-Langkah untuk Menggunakan Document Share Report

Mengakses Document Share Report

1. Arahkan ke DocShare: Dari Modul Pengguna, pilih "DocShare" untuk melihat aktivitas berbagi.

2. Lihat Dokumen yang Dibagikan: Panel utama menampilkan daftar semua dokumen yang dibagikan, termasuk detail seperti:

   • ID: Pengenal unik untuk dokumen yang dibagikan.

   • Pengguna: Email pengguna yang memiliki akses ke dokumen yang dibagikan.

   • Jenis Dokumen: Menunjukkan jenis dokumen yang dibagikan.

   • Nama Dokumen: Nama atau pengenal dari dokumen.

Menganalisis Detail Berbagi

3. Filter dan Pencarian: Gunakan fungsi filter dan pencarian untuk mempersempit catatan berbagi berdasarkan kriteria spesifik seperti pengguna, jenis dokumen, atau nama dokumen.

4. Tinjau Aktivitas Berbagi:

   • Periksa kapan dokumen terakhir diperbarui atau dibagikan.

   • Pantau frekuensi dan waktu terbaru akses dokumen.

   • Tinjau pola yang mungkin menunjukkan aktivitas berbagi yang tidak tepat atau tidak biasa.