Approval Workflow

Panduan ini menjelaskan bagaimana alur approval beroperasi dari perspektif pengguna, termasuk antarmuka banner approval, tindakan yang tersedia, dan keseluruhan siklus dari permintaan approval.

Gambaran Umum

Ketika kebijakan approval dipicu, pengguna berinteraksi dengan sistem approval melalui banner terintegrasi yang muncul pada form dokumen yang relevan. Banner ini menyediakan informasi status real-time dan tombol aksi untuk pengguna yang berwenang.

Alur approval mendukung beberapa peran pengguna:

Document Owner/Requestor: Pengguna yang membuat atau memperbarui dokumen yang memerlukan approval
Approvers: Pengguna yang ditugaskan untuk meninjau dan menyetujui/menolak permintaan
Approval Admins: Pengguna dengan akses administratif untuk mengelola dan memonitor approval

Antarmuka Banner Approval

Tampilan Banner

Banner approval muncul di bagian atas form dokumen ketika ada approval yang pending:

Hard Lock Banner

⚠️ Approval pending. This record is read-only until a decision is made.
Status: Pending • 1 / 2
Pending: john.doe@company.com (due: 2024-01-15 17:00), jane.smith@company.com (due: 2024-01-15 17:00)

[Approve] [Reject]

Advisory Banner (untuk Non-Approvers)

ℹ️ Approval pending.
Status: Pending • 0 / 1
Pending: manager@company.com (due: 2024-01-15 17:00)

[Recall]

Komponen Banner

Komponen	Deskripsi
Lock Message	Menunjukkan apakah dokumen dikunci untuk pengeditan
Status Progress	Menampilkan status approval saat ini dan progress (disetujui/diperlukan)
Pending List	Daftar approver dengan tanggal jatuh tempo
Action Buttons	Tindakan yang tersedia berdasarkan izin pengguna

Visibilitas Tombol Aksi

Tombol aksi ditampilkan secara kondisional berdasarkan izin pengguna:

Untuk Approver yang Ditugaskan

Approve: Memberikan approval untuk permintaan
Reject: Menolak permintaan approval

Untuk Pengguna Approval Request

Recall: Membatalkan permintaan approval

Tindakan Pengguna

Approve Request

Tersedia untuk: Hanya approver yang ditugaskan
Persyaratan: Pengguna harus memiliki permintaan approval yang pending

Proses

Klik tombol Approve di banner approval
Opsional: Masukkan komentar di dialog approval
Klik Approve untuk konfirmasi di dialog pop-up

Hasil

Status permintaan berubah menjadi "Approved"
Jumlah approval diperbarui
Jika ambang approval tercapai, status keseluruhan menjadi "Approved"
Lock dokumen dilepaskan (jika berlaku)
Efek pasca-keputusan dieksekusi
Notifikasi dikirim ke pihak yang relevan

Reject Request

Tersedia untuk: Hanya approver yang ditugaskan
Persyaratan: Pengguna harus memiliki permintaan approval yang pending

Proses

Klik tombol Reject di banner approval
Wajib: Masukkan alasan penolakan di dialog
Klik Reject untuk konfirmasi di dialog pop-up

Hasil

Status permintaan berubah menjadi "Rejected"
Status approval keseluruhan langsung menjadi "Rejected"
Lock dokumen dilepaskan
Semua permintaan pending lainnya kedaluwarsa
Efek pasca-keputusan dieksekusi
Notifikasi dikirim ke pihak yang relevan

Recall Approval

Tersedia untuk: Peminta approval
Persyaratan: Approval harus dalam status "Pending"

Proses

Klik tombol Recall di banner approval
Konfirmasi tindakan recall di dialog konfirmasi

Hasil

Status approval keseluruhan berubah menjadi "Cancelled"
Semua permintaan pending ditandai sebagai "Expired"
Lock dokumen dilepaskan
Notifikasi dikirim ke approver yang pending
Tidak ada efek pasca-keputusan yang dieksekusi

Mengakses Detail Approval Lengkap

Untuk melihat informasi approval lengkap, pengguna dapat:

Navigasi langsung ke daftar System Approval
Gunakan fungsi pencarian untuk menemukan approval tertentu berdasarkan referensi dokumen
Akses melalui workspace Develop di bawah bagian Approval
- Jika bagian tidak terlihat, pastikan pengguna memiliki peran Approval User atau Approval Admin

Perilaku Lock Dokumen

Hard Lock

Ketika hard lock diaktifkan:

Form menjadi read-only: Semua kolom input dinonaktifkan
Save diblokir: Validasi di sisi server mencegah modifikasi dokumen
Lock kolom eksplisit: Semua kolom diatur secara individual menjadi read-only
Komentar tetap aktif: Pengguna masih dapat menambahkan komentar untuk komunikasi
Indikator banner: Menampilkan status lock dengan jelas kepada pengguna

Mode Advisory

Ketika perilaku lock diatur ke "None":

Form tetap dapat diedit: Pengguna dapat melanjutkan modifikasi dokumen
Save diizinkan: Tidak ada pembatasan sisi server pada pembaruan dokumen
Approval berlanjut: Modifikasi tidak mempengaruhi alur approval
Notifikasi banner: Pengguna diberitahu bahwa approval sedang pending

Status Alur Approval dan Transisi

Status System Approval

Status	Deskripsi	Tindakan yang Tersedia
Pending	Approval sedang berlangsung	Approve, Reject, Recall
Approved	Approval yang diperlukan telah diterima	Tidak ada (hanya lihat)
Rejected	Setidaknya satu penolakan diterima	Tidak ada (hanya lihat)
Cancelled	Ditarik oleh peminta	Tidak ada (hanya lihat)
Expired	Otomatis kedaluwarsa karena perubahan pengaturan sistem	Tidak ada (hanya lihat)

Status Approval Request

Status	Deskripsi	Pemicu
Pending	Menunggu tindakan approver	Status awal
Approved	Disetujui oleh pengguna yang ditugaskan	Pengguna klik Approve
Rejected	Ditolak oleh pengguna yang ditugaskan	Pengguna klik Reject
Expired	Otomatis kedaluwarsa	Kondisi sistem atau eskalasi

Eskalasi dan Pengingat

Pengingat Otomatis

Jika dikonfigurasi dalam kebijakan approval:

Jadwal Pengingat: Dikirim berdasarkan pengaturan "Reminder Every Hours"
Konten: Menyertakan detail approval dan informasi tanggal jatuh tempo
Penerima: Hanya approver yang pending
Saluran: Email, SMS, dan/atau Slack berdasarkan konfigurasi kebijakan

Proses Eskalasi

Ketika eskalasi dipicu:

Permintaan Asli Kedaluwarsa: Ditandai sebagai "Expired" dan "Is Escalated"
Permintaan Baru Dibuat: Untuk target eskalasi (pengguna atau anggota peran)
Notifikasi Dikirim: Approver yang dieskalasi menerima notifikasi mendesak
Approval Berlanjut: Alur approval normal dengan approver baru

Manajemen Tanggal Jatuh Tempo

Perhitungan Tanggal Jatuh Tempo: Berdasarkan "Due In Hours" dari pembuatan approval
Indikasi Terlambat: Permintaan yang melewati tanggal jatuh tempo disorot di banner
Pemicu Eskalasi: Eskalasi otomatis terjadi setelah "Escalate After Hours"

Komunikasi dan Permintaan Informasi

Komunikasi antara approver dan peminta harus menggunakan komentar pada dokumen:

Menggunakan Komentar untuk Komunikasi

@mentions: Approver dapat menggunakan @username dalam komentar untuk memberitahu pengguna tertentu
System Notifications: @mentions secara otomatis membuat notifikasi sistem
Integrasi Email: Komentar dapat memicu notifikasi email jika dikonfigurasi
Update Real-time: Komentar muncul segera pada dokumen

Praktik Terbaik untuk Approval Admins

Monitoring Berkala: Periksa approval yang terlambat atau dieskalasi
Pelatihan Pengguna: Pastikan semua pengguna memahami proses approval
Maintenance Kebijakan: Tinjau dan perbarui kebijakan berdasarkan pola penggunaan
Monitoring Performa: Awasi bottleneck dalam alur kerja approval

Troubleshooting Masalah Umum

Banner Tidak Muncul

Periksa apakah Approval Settings diaktifkan
Verifikasi DocType di-whitelist dalam Approval Settings
Konfirmasi kebijakan approval aktif ada untuk DocType dan event
Refresh halaman untuk memuat ulang status approval

Tindakan Tidak Bekerja

Verifikasi pengguna memiliki izin peran yang sesuai
Periksa apakah pengguna ditugaskan ke permintaan approval yang pending
Pastikan approval masih dalam status "Pending"
Hubungi administrator jika masalah izin berlanjut

Masalah Perilaku Lock

Hard lock dijalankan di sisi server terlepas dari perilaku client
Refresh cache mungkin diperlukan setelah penyelesaian approval
Hubungi administrator jika lock bertahan setelah penyelesaian approval

Tantangan Komunikasi

Gunakan @mentions dalam komentar untuk notifikasi langsung
Pastikan pengguna memiliki pengaturan notifikasi yang dikonfigurasi dengan benar
Pertimbangkan menggunakan saluran komunikasi eksternal untuk masalah mendesak
Latih pengguna pada pola komunikasi berbasis komentar yang efektif